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2015-10-02

Quels papiers conserver sous forme numérique ?

Quels papiers conserver sous forme numérique ?

Les bibliothèques, c’est bien, les coffres-forts numériques, c’est mieux !

Mais quelles sont les règles pour conserver numériquement les papiers administratifs ou commerciaux qui ne manquent jamais à l’appel de nos boîtes aux lettres ?
Nous sommes allés nous renseigner sur le site officiel de l’administration française, Service-public.fr, voici ce qu’il faut en retenir :

  • Lorsque le document numérique vient d’une entreprise ou d’un organisme

Lorsque ce document a été « numérisé » et fourni par une entreprise ou un organisme, il a la même valeur juridique et la même durée de conservation qu’un document papier. Cela peut-être le cas de vos factures de téléphone/internet, vos factures d’énergie, vos relevés de compte bancaire ou encore vos avis d’imposition, si vous avez choisi de créer un compte sur les sites en question. Chez Direct Assurance, les attestations disponibles dans votre Espace Personnel rentrent dans ce cadre.

  • Si vous avez vous-même scanné ou photographié le document pour le conserver

Dans ce cas, le document a juste une valeur de copie, mais pas celle d’un original : il ne peut pas être utilisé dans une action en justice.

On peut donc constater que le papier, en tant que preuve, reste encore prépondérant dans notre quotidien. Aussi, pour ne pas transformer nos armoires en archives nationales, notez les délais de conservation recommandés :

Logement

  • contrat de bail, état des lieux, quittances de loyer et relevés de charges : 3 ans après la fin de la location
  • PV d’assemblée générale : 10 ans
  • factures de travaux dans la maison : en fonction de la nature des travaux, de 2 à 10 ans
  • titre de propriété de votre logement : jusqu’à la revente
  • règlement de copropriété : jusqu’à la revente

Équipement de la maison

  • factures de téléphone/internet : 1 an
  • factures de gaz, d’électricité et d’eau : 5 ans
  • factures d’achat et garanties : aussi longtemps que vous conservez votre équipement

Automobile

  • facture d’achat et de réparations : 2 ans après la revente du véhicule
  • PV de contrôle technique : 2 ans

 Vie quotidienne

  • bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail : jusqu’à la retraite
  • allocations chômage : 3 ans
  • paiement de la retraite : indéfiniment
  • récapitulatif de remboursement maladie et maternité : 2 ans
  • carnet de vaccination, groupe sanguin, carnet de santé, radiographies : indéfiniment
  • impôt sur le revenu : 3 ans à compter de l’année qui suit l’année d’imposition
  • impôts locaux (taxe foncière et taxe d’habitation) : 1 an
  • actes d’état civil, livret de famille : indéfiniment
  • chèque à encaisser : 1 an et 8 jours
  • relevés de compte, talons de chéquier, virement ou prélèvement : 5 ans

Assurance

  • contrat d’assurance auto et habitation : 2 ans après la fin du contrat
  • avis d’échéance et échange avec votre assureur : 2 ans
  • Relevés d’Informations : indéfiniment

Pour d’autres exemples plus précis, suivez ce lien.

sources :

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

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